PMの業務を始めてから2年ほどになります。
今担当しているプロジェクトではパートナー企業とのやりとりをしています。
パートナー企業とのやりとりで、大変なことと、その大変なことをどう気をつけているのかについて書いてみました。
パートナー企業とのやりとりで大変なこと
顔を合わせる機会がほとんどなく、ツールも多いので情報があっちこっちに分散しがち。。
●コロナの影響もあり、顔を合わせることがほとんどない
→オンライン会議は多くて週に1度
●それぞれ担当者が国内と海外で4拠点、共通言語は日本語
●チャットツールを2つ使用している
●使用しているツールも他プロジェクトに比べ非常に多い
●チャットツールでやりとりをするためテキストベースでの説明が多い
などなど
上記の大変なことを踏まえ気をつけていること
資料はとても大事です。あれこれ会議に参加していると会議内容が曖昧になることも、、
認識齟齬を防ぐため、対応の漏れを防ぐために何事もできるだけログを残すようにしています。
●会議の議事録は絶対。
時間が経てば会議ですり合わせた内容が曖昧になって来るので、議事録を作成し、認識齟齬を防ぐようにします。
●双方の依頼事項をチャットツールのみではなく、シートを用いて管理する
チャットツールでのみ依頼をするとすぐ流れてしまうため、期限を忘れがち。シートで管理していつでも確認できるようにしています。
●パートナー企業からの依頼事項をその都度チャットツールに流すとあれやこれやと混乱しがちなので、スレッドにまとめてチーム内に展開する
社内に情報をどう共有すればわかりやすく伝えられるか工夫しました。
「内容、期限、資料」をワンセットでスレッドに展開したことで遅延を減らせる結果に。
展開する頻度は2日に1度ほどですが、新しい依頼があれば1日1度の場合も。
●テキストベースでの説明が理解できない場合はそのまま持ち帰らない
自分が理解できるまで質問するようにしています。
プロデューサーやディレクターの判断が必要なものはちゃんと理解していないと説明できないためです。（これが結構難関だったりします）
そして、何より気をつけていることは「思いやり」
企業と企業だが、それ以前に人と人。
言葉遣いやニーズのすり合わせなど、妥協せず良い意味での「真ん中」を目指せるように心がけています。
最後に
話した内容を全て覚えている人はそうそういないと思います。（特に私はそう笑）
資料を残すことは、パートナー企業と「同じ方向を向いている」かどうかを確認する指標にもなるので、とても大事です。
気をつけていることはどれも基本的なことですが、拠点も、ツールも多いプロジェクトだからこそ最も重要なのではないかと思います。
まだまだ学ぶべきことも多く、チャレンジしてみたいこともたくさんあります。
基本的なことを更に磨きつつ、新しいことにも取り組んでいきたいです。