こんにちは、CTO村田です。
初回はどうしてもオンライン会議サービスの Zoom について書きたいので、書きます！
長くなるので、3回に分けて書きます。
- Zoom の導入背景と簡単な使い方
→ Zoom ってなに？ Zoom 聞いたことあるけど実際どうなの？という方向け - Zoom をもっと楽しく、便利に使う方法
→ Zoom 使っているけど、もっと便利に使いたい方向け - Zoom を便利に使う方法の実装方法
→ ここは主にソースコードが並びますので、完全にエンジニア向け
今回は「Zoom の導入背景と簡単な使い方」です。
「ちょっとZoom良いですか？」
ワンダープラネットでは、オンライン会議はかなりライトに行われています。
特にゲーム開発においては、Slackや資料を通じた文字や絵だけでは伝わらないニュアンスも多く、名古屋本社と東京オフィスを跨ぐ場合にはオンライン会議を用いて相手に伝えています。
伝わりにくいなと思ったら Slack で「ちょっと Zoom 良いですか？」と誰もが気軽に行います。
場合によっては、名古屋本社と東京オフィスを常時接続しているモニターの前に立って「〇〇さん、いますかー？」ではじまります。
最初は仕様確認などのやり取りが多かったですが、今では
- 全体会議
- 面接、面談
- 外部の方を交えた会議
など、多岐にわたってオンライン会議が利用されております。
という訳で、ワンダープラネットにおいては無くてはならないオンライン会議。なぜ Zoom を選んだのか...
Zoom は「簡単」「高品質」「安定」
Zoom を使う前からオンライン会議は行われていましたが、以下の問題がありました。
- 途中で声が途切れる
- 画面共有が上手く反映されない
- 会議が突然終わる
結果、会議自体が思うように行かず、無駄な待ち時間の発生や参加者のイライラなどに繋がりました。
会議の内容以前に、良い会議とは言い難いですよね。
そのような状況の中で出会ったのが Zoom です。
試した結果、以下のポイントの評価し、採用に至りました。
- 簡単： 参加者の招待が簡単、画面共有が簡単で遅延も少ない
- 高品質： 音声と映像がクリア
- 安定： 音声や映像が途切れることはなく、アプリの挙動も安定
- Mac と Windows の両方に対応
もともと「不安定なオンライン会議を何とかしたい！」から はじまりましたので、まず普通に会話できるようになっただけでも満足でした。
それに加えて、画面共有や参加者の招待、サービスそのものの利用が簡単だったのも大きいです。
ここからは、どのように Zoom を利用しているのか、導入初期と現在に分けて書いていきます。
Zoom を導入した頃の使い方
導入初期の頃は、名古屋本社と東京オフィスの間で以下のように使うことが多かったです。
- 仕様確認などのメンバー同士（1 対 1）の会議
- 定例的な会議
この頃は参加者も多くはなかったので、以下の構成で Zoom を利用していました。
- 利用端末： 各自の PC
- 利用アプリ： Zoom Client for Meetings（以下、Zoom Client と記載）
多少円滑になるように会議室には「カメラ」「マイク/スピーカー」「有線 LAN」を繋いだ USB ハブを置きました。
そして会議のたびに、各自の PC をその USB ハブとディスプレイに繋いではじめるというスタイルです。
Skypeをする感覚と同じですね！
Zoom Client の注意点
無料版と有料版があります、
無料版は、1対1のミーティングでは時間制限がありませんが、3名以上（グループミーティング）で行う場合は40分を経過すると切断されます。
よくグループミーティングのホストをするメンバー*1には、 Pro 版を購入していました。
Plans and Pricing - Zoom
Zoom Client を使ったオンライン会議のはじめ方
※ 今回は、アカウントの作成・ログインやアプリのダウンロードは省略します。
1．Zoom Client を起動
現在では日本語にも対応しているので、アプリの操作がより簡単になったと思います。
2．「ビデオありで開始」または「ビデオなしで開始」で開始
相手の表情が見えた方が話しやすいので、通常「ビデオありで開始」しています。
開始直後にこのようなダイアログが表示されることもありますが、音声を使う場合は「コンピューターでオーディオに参加」を選択で問題ありません。毎回選択が面倒な場合は、ダイアログ下のチェックボックスにチェックしてください。
3．参加者を招待するURLを取得
こちらの「招待」から行います。
ダイアログが表示されますので、「URLのコピー」を選択するとクリップボードにコピーされます。
4． 参加者にURLを送りつけ共有
コピーしたURLをSlackで共有しましょう！
5． 参加者はURLをクリック
URLをクリックするとブラウザが立ち上がり、Zoom Client がインストールされていれば Zoom Client が起動し対象の会議に入ります。インストールされていない場合は、対象の会議に入れるように導いてくれます。
Zoom と Slack を連携させている場合はもっと簡単！
Zoom は Slack との連携が可能です。
Setting Up Slack Integration – Zoom Help Center
連携させると /zoom という Slash Commands が追加されます。
/zoom を実行すると、Slackに以下の内容が出力されます。
参加者は「Click here to join」をクリックするだけで済んじゃいます。
コマンドで済むあたりが、エンジニアからしたら超便利ですね！！
しかし、Zoom Client の限界...
ただ、この運用にも限界がやってきました。
何が発生したかと言いますと...
- 人によっては Zoom 開始までの準備にもたつく
- オンライン会議が不安定になり、音声や画像の質が下がるときがある
各自のPCを使っていたことが、主な原因です。
基本的に開発者のPCは、重いアプリを複数起動しています。
Unity、Xcode、Photoshop、Mayaなどなど...
どのオンライン会議サービスが良いかを色々調査した結果、Zoom が新しいサービスをリリースしていた事に気づきました。
それが、 Zoom Rooms です。
現在の Zoom の使い方
現在では、 Zoom Rooms を中心としたオンライン会議になっております。
全会議室に Zoom Rooms を導入しておりますので、 Zoom Rooms を使いたくても使えないという状況は発生しません！
Zoom Rooms とは
カンファレンスタイプの Zoom です。
zoom.us
料金は、1ルームにつき月額 $49.00 です。
他社のオンライン会議サービスと比較しても、お手軽な金額です。
Zoom Rooms を利用するには Zoom Rooms 用に機材を用意する必要があります。
- カメラ
- マイク/スピーカー
- タブレット
- Mac/PC
タブレット！？ と思うかもしれませんが、このタブレットの存在が良いんですよ！！
なぜなら、Zoom Rooms はタブレットを使って操作するからです！タブレットの操作例です。
会議をはじめるとき
相手の会議室を選択し「Meet Now」をタップするだけで、オンライン会議がはじまります。*2
会議をはじめたあと
ミュートやビデオ、カメラの操作までできます。もちろん会議の終了も！
タブレット上で行う操作は、すごくシンプルです。
オンライン会議前の準備にもたつくという事も、これならありません。
ちなみに参考までに、ワンダープラネットでは タブレットと Mac/PC は、これらを選択しております。
- タブレット：中古の iPad mini
- Mac/PC：Mac mini（256GBのSSDにカスタマイズ）
Apple信者と言われそうですが、 Mac mini にすることで便利な機能が使えます。*3
Zoom Rooms を使ったオンライン会議のはじめ方
ワンダープラネットでは、2パターンの Zoom Rooms の開始方法があります。
さきほどのタブレットの操作例で出したのは、Invite(招待)方式と呼んでおります。
招待先の部屋に誰か人がいる場合に用います。招待された部屋は、Answer(応答)/Decline(拒否)をするまで呼び出し音が鳴り続けるので注意です。
もう1つがJoin方式です。
ホストから招待するのではなく、立ち上がっているホストに乗り込むイメージです。
この方式は、相手の部屋に人がいるかどうか分からない場合に用います。
Join方式で会議をはじめるとき
ホスト側： 単に「Meet Now」をタップするだけで、立ち上げておく。
ゲスト側： 「Join」メニューから、入りたいMeeting IDを入力し「Join」をタップする。
Zoom における Meeting は、必ず11桁の ID を持っています。Zoom Client、Zoom Rooms に限らず持っています。
PCにある資料を共有して映したいとき
ここで、Zoom Client の登場です。
各自のPCにインストールした Zoom Client から Zoom Rooms のホストにJoinします。
あとは画面共有をするのみ！ここは以前から慣れていた操作がそのまま使えます。
ちょっとした工夫
Meeting ID がたびたび出てきますが、このIDが毎回異なるとZoom Rooms からホストへの Join やZoom Client からの画面共有時が大変です。「IDは何ですかー？」と毎回確認しなければなりません。
ワンダープラネットではIDを確認しなくても済むように、各Room の Meeting ID はある命名規則に沿って設定してます。そして「Meet Now」した時は、設定した Meeting ID でルームを作成するように設定しております。
とは言え、全部屋のMeeting IDを全員が覚えているかとそうではありません...
Slack に 部屋名の Slash Commands を作成し、実行するとMeeting ID と URL を知らせてくれるものを作成しました。URL をクリックすると、Meeting に入った状態で Zoom Client が立ち上がるので、画面共有時に大変便利です！
まとめ
Zoom Client も良かったですが、Zoom Rooms に変えたことで 安定性・利便性が格段に上がり快適になりました。
ワンダープラネットでは無くてはならいサービスです！
Zoom Rooms について書かれたものは少ないので、この記事をきっかけに知っていただけると嬉しいです。
ざっと使い方も混ぜて書きましたが、ほんの一例です。より便利な使い方も書きますので、お待ちください！