こんにちは、アドバンストテクノロジー部の長谷川です。
今回はワンダープラネットで利用している、会議室予約システムの Robinについてご紹介していきます。
Robinとは
Robin は会議室の予約や管理するためのサービスで G Suite、Office365、Exchange などのスケジューラとの連携もできます。
Robin を利用することで、予約した会議室の利用状況が可視化できるため、より効率的な会議室の運用が可能になります。
Robinの導入背景
今まで、会議室の予約にはGoogleカレンダーと連携して利用するrakumoカレンダーを利用していたのですが、各会議室に Zoom を導入したことで会議室の利用頻度が上がり以下の問題がありました。
問題点
・ 会議が予定より早く終わったが、予約をしたままの状態になっている
・ 予定していた会議がキャンセルになったときや、仮押さえの予定がいらなくなたときに、予約が残ったままになっている
・ 会議が終了時間になっても終わらない
・ 入る会議室を間違える
そのためムダな「空予約」を生み、使いたい時に使えないという
非常に効率の悪い会議室の運用になっていました。
これらを改善するために導入したものが Robin です。
用意するものはタブレットだけ。
使い方も簡単！
会議開始時
会議が始まる前は
- ミーティングタイトル
- 会議時間
が表示されます。
会議の開始時に 「Start early」 もしくは 「Check in」 をタップして会議を始めます。
開始10分前より Start early と表示されます
開始時間以降は Check in と表示されます
会議終了時
会議中は画面全体が赤く表示されているので
会議室の利用の有無が外からでも一目でわかります。
会議の終了時に 「End Meeting」 をタップします。
基本的な操作はこれだけです。
この操作を行うと事前に予約をしていたスケジュールが変わります。
20:30〜21:00で予約
実際は20:25開始、20:50終了
タブレットで操作した時間がカレンダーにリアルタイムに反映され、空いた時間が利用できるようになるのでムダな予約を減らすことができるようになります。
ワンダープラネットでは各会議室の中と外側の壁にタブレットを設置していて、会議室に入る前は外側、会議が終わり出てくるときは中のタブレットと使い分けています。また、自分が予約した会議室や会議状況が外側からもわかりやすくなっています。
他にも機能は色々とあるので紹介していきます。
空き会議室の確保
利用したい時間をタップするだけで、自動的にカレンダーに反映され会議室を確保することができます。
時間の延長
こちらも利用したい時間をタップするだけです。
会議室を予約なしで利用する時や時間を延長して利用する時もタブレットだけで簡単にできるようになります。
空き会議室の確保や時間の延長は後の予定が空いていることが前提になりますが、
後に予定が入っている場合も後の会議開始時間以上は予約が取れないようになっていて、会議がバッティングすることはないのでご安心を！
今後のスケジュール
現在利用中の会議室の今後のスケジュール、他の会議室の利用状況もタブレットから見ることができます。
「Today's schedule」 をタップします。
画面右側に、現在利用中の会議室の今後の予定が表示されます
他会議室の利用状況
現在利用している会議室を延長したいけど、予定が入っていて他の会議室に行かないと。でもどこが空いているのだろう…
といった状況にもタブレットから確認ができます。
「Find another space」 をタップします。
利用可能もしくはもうすぐ利用できる会議室の一覧が表示されます。
また、管理画面から以下の機能が設定できるようになります。
自動削除機能
Check inしないとスケジュールを自動で削除してくれる機能で、予約したけど使わずに解放もされないといった空き会議室状態を回避してくれます。
・ 「Abandoned meeting protection」 を 「Enabled」にすると自動削除機能が有効になります。
・ 「Abandoned Threshold」 では会議開始時間から何分 Check in をしなかったらスケジュールから自動で削除するのか設定できます。
下記の設定だと会議開始時間から15分以内に Check in をしないとスケジュールから削除され空き状態になります。
繰り返し登録されたスケジュールの削除機能
毎週の定例ミーティングなどは毎回予約するのが面倒くさいので、繰り返しでスケジュールを登録することもあるかと思います。ただ、今はその定例ミーティングはやらなくなったが予約を削除していない場合、自動削除機能があるとはいえ削除されるまでは毎週予約された状態になってしまいムダな空き時間ができてしまいます。
そのような状態でも下記の設定をすることで、連続で自動削除されると、以降の繰り返しスケジュールを削除してくれます。
上記の設定では3回連続で自動削除されると以降の繰り返しスケジュールが削除されます。
ミーティングタイトルのマスク機能
ミーティングタイトルにマスクをかけることもできます。管理画面から 「Mask meeting titles」 を 「Enabled」 でマスク機能が有効になります。
※Googleカレンダーで「非公開」としてスケジュールを登録すると設定の有無に関わらずミーティングタイトルにマスクがかかります。
マスクをかけると全てのミーティングタイトルが Reserved と表示されます。
まとめ
導入してから2ヶ月程が経ちましたがゴースト状態の会議室がなくなり、かなり効率的に会議室を運用できています。
操作も簡単なので、社内でもすぐに使いこなせて今ではなくてはならない存在になっています。
この記事を機に同じ問題を抱えている皆様の会社にも、導入を検討してみてはいかがでしょうか？